December är här, och för många företag innebär det att årets lagerinventering står för dörren. Lagerinventering är en central men ofta tids- och arbetskrävande process för många bolag. Utöver att uppfylla lagkraven ger inventeringen en tydlig bild av varuförbrukning och bruttomarginal – nyckeltal som är avgörande för att förstå företagets resultat.
Att manuellt räkna och dokumentera tusentals artiklar tar dock mycket tid i anspråk varje år och innebär alltid en risk för fel.
Nu under hösten 2024 provade ett av Hyttbäcken-bolagen, Eskilstuna Handelsstål, en helt digital metod där de utnyttjade redan befintliga digitala verktyg med en praktisk arbetsmodell. Resultatet? Betydande tidsbesparingar och en väsentligt smidigare process.
Låt oss börja med att titta på en traditionell inventeringsprocess.
Hur går en traditionell inventering till?
- Förberedelser
- Utskrift av lagerlistor
- Organisering av lagret i områden och tilldelning av arbetsgrupper
- Förberedelse av verktyg som pennor, papper och eventuellt skanners
- Själva inventeringen
- Artiklar räknas manuellt av personalen utifrån utskrivna lagerlistor
- Avvikelser noteras för senare uppföljning
- Sammanställning och uppföljning
- Data från papperslistorna överförs manuellt till ett digitalt system
- Inventerade värden dubbelkollas och eventuella fel korrigeras
- Efterarbete och analys
- Rapportering av lagervärden och analys av avvikelser
Det är i steg 2 och framförallt steg 3 som det mesta av tiden går åt. Det manuella räknandet är svårt att helt automatisera bort, men överföringen av data från papperslistor till system är ofta en flaskhals – särskilt i större lager med tusentals artiklar. Här finns potential att effektivisera.
Hur Eskilstuna Handelsstål effektiviserade inventeringsprocessen
Ett av Hyttbäcken-bolagen, Eskilstuna Handelsstål, bestämde sig i år för att se om det gick att spara arbetstimmar i inventeringsprocessen med en mer digital lösning. Tidigare använde de, som många andra, utskrivna listor för att räkna lagret.
I år valde de en mer digital approach:
- En gemensam inventeringsfil (Excel) sparades i Microsoft OneDrive. Eftersom OneDrive är en molnbaserad lösning, kan flera personer arbeta i filen samtidigt – perfekt för lagarbete. Har man en prenumeration på Office 365 ingår normalt sett OneDrive
-
Inventeringsfilen utformades för att vara användarvänlig och strukturerad, med kolumner för:
- Artikelnummer, enhet och lagerplats
- Aktuellt saldo från systemet – för att kunna jämföra direkt ute på plats
- Inmatningsfält för nya saldon och kommentarsfält för avvikelser
- Automatiska beräkningar för lagervärde utifrån inmatade värden
Medarbetarna utrustades med iPads/surfplattor för att fylla i filen direkt vid hyllan på plats i lagret.
Själva registreringen gick ungefär lika snabbt som tidigare, men eftersom all data redan nu matades in i digitalt format behövdes knappt något efterbearbetning alls.
Flera arbetsgrupper kunde arbeta i samma fil samtidigt vilket gjorde att ingen tid behövde läggas på att sammanställa olika listor efteråt.
När inventeringen var klar granskades filen okulärt för att säkerställa att allt stämde, och därefter importerades det slutliga och avstämda lagersaldot direkt till affärssystemet. Processen att läsa in i systemet tog bara några minuter för flera tusen artiklar – en avsevärd förbättring jämfört med tidigare år.
Resultatet
Den digitala lösningen gjorde det möjligt att kapa stora delar av den manuella efterhanteringen, vilket tidigare varit en stor tidstjuv. Risken för fel minskade, och personalen upplevde att arbetet blev både smidigare och mindre stressigt.
Med små medel och verktyg som redan finns tillgängliga – till exempel Office 365 – kan även arbetsintensiva processer som lagerinventering effektiviseras avsevärt. Innovation kräver inte alltid stora investeringar, ibland handlar det om att använda befintliga resurser och verktyg på ett nytt sätt.
Använder ert företag smarta metoder för att spara tid i inventeringen eller om ni har mer detaljerade frågor om hur vi gjorde? Hör av dig till oss!
